۱. مقدمه

با توجه به ماده ۴ قانون برنامه پنج‌ساله هفتم پیشرفت جمهوری اسلامی ایران، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به عنوان راهی برای بهبود محیط کسب‌وکار و ثبت اطلاعات مالیاتی در کنار سامانه‌های سنتی طراحی شده است. این سامانه برای ثبت، نگهداری و ارائه گزارش‌های مالیاتی به مودیان و سازمان‌ها ایجاد شده و با دریافت کد رهگیری از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اطلاعات مالی را به‌طور رسمی ثبت می‌کند.

۲. طبقه‌بندی و شیوه‌های تهیه و تحریر دفاتر تجاری

دفاتر تجاری به دو نوع تقسیم می‌شوند:

• دفاتر کاغذی (دستی): که به‌طور سنتی و دستی پر می‌شوند.

• دفاتر الکترونیکی (ماشینی): که به‌طور مکانیزه و با استفاده از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری برای ثبت اطلاعات مالی استفاده می‌شوند.

این سامانه به‌طور ویژه برای دفاتر الکترونیکی طراحی شده و مودیان مالیاتی ملزم به ثبت روزانه یا تجمیعی اطلاعات خود در این سامانه هستند.

۳. الزامات اجرایی دفاتر

براساس مواد قانون مالیات‌های مستقیم، مودیانی که از دفاتر الکترونیکی استفاده می‌کنند، باید برای ثبت اطلاعات مالی خود در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی کد رهگیری پلمب دفاتر را از سازمان ثبت اسناد و املاک دریافت کنند. عدم ارائه این کد و یا ثبت اطلاعات خارج از مهلت‌های تعیین‌شده باعث عدم پذیرش دفاتر و مشمول جریمه می‌شود.

۴. تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک

مودیان موظفند که اطلاعات مالی خود را به‌صورت دقیق و در بازه‌های زمانی مشخص، از جمله ماهیانه یا سالانه، در سامانه ثبت کنند. بازه زمانی ثبت اطلاعات باید دقیقاً مطابق با دوره مالی ثبت‌شده در کد رهگیری پلمب باشد.

جدول زمان‌بندی بارگذاری اطلاعات

در این جدول، مودیان مالیاتی ملزم به بارگذاری اطلاعات مالی خود در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی طبق زمان‌بندی مشخص هستند. زمان‌های بارگذاری اطلاعات به چهار دسته تقسیم می‌شوند:

1. برای سال مالی که شروع آن تا ۱۴۰۳/۱۲/۳۰ باشد: باید اطلاعات تا پایان آذرماه سال ۱۴۰۴ یا چهار ماه پس از انقضاء مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی بارگذاری شود.

2. برای سال مالی که شروع آن در سال ۱۴۰۴ باشد: باید اطلاعات شش ماهه اول تا چهار ماه پس از دوره زمانی و برای شش ماهه دوم سال مالی تا قبل از انقضاء مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی بارگذاری شود.

3. برای سال مالی که شروع آن در سال ۱۴۰۵ باشد: برای دوره سه ماهه منتهی به پایان سال مالی تا قبل از انقضاء مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی بارگذاری شود.

4. برای سال مالی که شروع آن از سال ۱۴۰۶ به بعد باشد: بارگذاری اطلاعات باید به‌صورت ماهانه تا پایان دو ماه پس از پایان هر ماه صورت گیرد.

۵. نحوه ورود به سامانه

برای استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، مودیان ابتدا باید به سایت my.tax.gov.ir وارد شده و با وارد کردن کد رهگیری پلمب، اطلاعات خود را بارگذاری کنند. سپس، باید فایل‌های اکسل یا CSV که شامل اطلاعات مالی هستند، آپلود شوند.

۶. نکات ثبت اطلاعات در سامانه

• هر کد رهگیری پلمب دفاتر الکترونیکی مربوط به یک پرونده مالیاتی و دوره مالی مشخص است.

• اطلاعات بارگذاری‌شده باید مربوط به دوره مالی پلمب شده باشند و نباید با اطلاعات قبلی همپوشانی داشته باشند.

• برای جلوگیری از بروز خطا، بهتر است از قالب فایل اکسل موجود در سامانه استفاده کنید.

۷. راهنمای نحوه تکمیل فایل اکسل

• فایل‌های اکسل باید شامل یک شیت و ۹ ستون مشخص باشد که شامل تاریخ، کد حساب کل، عنوان حساب کل، و مبلغ بدهکار و بستانکار هستند. که در انتهای محتوا قابل دانلود می باشد.

• همچنین، تاریخ هر ردیف باید در بازه زمانی تعیین‌شده قرار داشته باشد و در صورتی که از تاریخ‌های می‌لغزید، باید در قالب تاریخ شمسی وارد شوند.

۸. خطاهای رایج بارگذاری فایل

در هنگام بارگذاری فایل‌ها ممکن است با پیام‌های خطا مواجه شوید. این خطاها معمولاً شامل مواردی همچون حجم بیش از حد فایل، نبود ستون‌های مورد نیاز، و یا نامعتبر بودن تاریخ‌ها هستند. مودیان باید دقت کنند که فایل‌ها حتماً به صورت صحیح و در قالب‌های مجاز بارگذاری شوند.

در نهایت، آواک حساب به عنوان ارائه‌دهنده خدمات مالیاتی، آماده همکاری با شرکت‌ها و سازمان‌ها برای استقرار و استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است. تیم ما می‌تواند به شما در ثبت دقیق و به‌موقع اطلاعات مالیاتی، تکمیل گزارش‌های مالی و ارائه مشاوره تخصصی در خصوص الزامات قانونی کمک کند. با همکاری با آواک حساب، فرآیندهای مالیاتی خود را به روشی ساده و کارآمد مدیریت کنید و از خدمات حرفه‌ای ما در زمینه ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی بهره‌مند شوید.