انجام امور کارگزینی و استخدامی

بخش کارگزینی را می‌توان به‌عنوان یکی از مهم‌ترین رکن‌های داخل سازمانی دانست که وظایف بسیار مهمی را بر عهده دارد. در واقع این بخش، تأثیر زیادی در روند اداری شرکت داشته و امورات آن می‌تواند به‌عنوان عاملی تعیین کننده در پیشبرد اهداف سازمان شناخته شود. به همین جهت است که انجام درست اقدامات مربوط به آن، می‌تواند نقشی بسیار حیاتی در موفقیت سازمان ایفا کند. ما در ادامه بخشی از مسئولیت‌های آن را خدمت شما ذکر می‌کنیم تا بهتر دلیل این ادعا را درک کنید.

امور کارگزینی شامل چه مواردی است؟

استخدام نیروهای انسانی را می‌توان نخستین و البته مهم‌ترین وظیفه این بخش دانست. لذا باید مسئول آن، با کم و کیف مصاحبه نیروهای کاری، مدارک درخواستی، نحوه تعیین حقوق و دستمزد، نحوه عقد قرارداد دائمی، آزمایشی و… آشنا باشد. افزون بر این موارد، بسیاری از نامه نگاری داخل و خارج سازمانی توسط این بخش انجام می‌شود.

برای مثال نامه‌هایی مربوط به امور حسابداری، نامه برای ارگان‌های مختلف نظیر سازمان تأمین اجتماعی و… همگی توسط این بخش انجام می‌شود. لذا باید مسئول آن شناخت کاملی از شرایط مرتبط با آن داشته و بتواند تمام این اسناد را به شیوه‌ای دقیق ثبت و بایگانی کند.

توزیع بسته‌هایی معیشتی، کمک هزینه‌های رفاهی، بیمه‌های جانبی و… هم باید توسط این بخش صورت گیرد. از طرفی چنانچه یک نیروی انسانی دچار مشکل شود، این بخش باید بتواند مکاتبات لازم با اداره تأمین اجتماعی و ارائه مدارک مرتبط با آن را انجام دهد. فرایند ارتقا شغلی، محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبه رقم بیمه کارکنان، امورات مربوط به بیمه پرسنل و… همگی جزو وظایفی است که باید توسط این بخش انجام شود.

متأسفانه بسیاری از نیروهای فعال در این بخش‌ها، شناخت دقیق و کاملی از این موارد ندارند. همین عامل هم زمینه‌ساز مشکلات بزرگ‌تر در داخل سازمان می‌شود. در چنین موقعیتی است که دریافت خدمات اداری پرسنلی از یک شرکت معتبر، می‌تواند تا حد زیادی مانع از مشکلات مربوطه شود. ما در گروه آواک نهایت تلاش خود را به کار گرفته‌ایم تا بتوانیم امورات مربوط به استخدام و کارگزینی پرسنل را در بهترین وجه ممکن پیش ببریم.

تنظیم و انعقاد قراردادهای کار مدت معین کارکنان، قراردادهای آزمایشی، قراردادهای تمدیدی و قراردادهای مشاوره و….. مطابق با ضوابط و دستورالعمل‌های وزارت کار

یکی از مشکلات رایج در امور کارگزینی شرکت‌ها، عدم آگاهی کافی با اصول مرتبط با عقد قرارداد نیروهای انسانی است. در واقع طیف مختلفی از انواع قراردادها نظیر تمدیدی، مشاوره، آزمایشی، مدت معین و… وجود دارد. هر کدام از آنها هم شرایط و ضوابط خاص خود را دارند.

عدم آگاهی از این شرایط و البته درج نکردن آن‌ها در فرم قرارداد، باعث می‌شود تا شرکت بعداً دچار مشکل شود. به عبارت ساده‌تر، عموماً بندهای درج شده خلاف قوانین اداره کار بوده و همین سبب می‌شود تا شرکت در معرض جریمه‌های مربوط به اداره کار و مشکلات حقوقی دیگر قرار گیرد.

وجود چنین عواقبی باعث شده تا شرکت‌ها، حساسیت بیشتری بر روی فرایند قراردادهای نیروی انسانی خود داشته باشند. گاها عدم درج یک مورد باعث می‌شود تا بعدها در معرض مشکلات حقوقی قرار گیرید. به همین جهت است که باید در پروسه عقد قرارداد، از شرکت‌های با تجربه کمک رفته و هر قرارداد را متناسب با شرایط موقعیت شغلی مذکور تعیین کنید. از طرفی این شرایط هم باید با ضوابط اداره کار همخوانی داشته باشد.

گروه آواک جزو شرکت‌های قدیمی در این حوزه است که می‌تواند خدمات اداری پرسنلی مرتبط با عقد قراردادهایی نیروی انسانی را برای شما انجام دهد. تیم ما با تمام استانداردها و قوانین مربوط به اداره کار آشنایی دارد. به همین جهت است که می‌تواند قرارداد ویژه هر موقعیت شغلی را در بهترین حالت ممکن تنظیم کند.

تهیه پرونده پرسنلی به‌صورت دستی و مکانیزه و نگهداری امن و محرمانه از محتویات آن

پرونده پرسنلی را می‌توان یکی از مهم‌ترین اسناد درون سازمانی دانست که می‌تواند اطلاعات بسیار مهمی را راجع به کارکنان یک سازمان در خود داشته باشد. این اطلاعات عموماً محرمانه تلقی شده و نباید برای امورات خارج سازمانی مورد استفاده قرار گیرد. گاها برخی از شرکت‌ها، جهت ارتباط بهتر با کارکنانشان، اطلاعات بیشتری نظیر شغل اعضای خانواده، تعداد آن‌ها، سوء پیشینه، بیماری‌های خاص و…. را هم درخواست می‌کنند.

ترکیب این اطلاعات با موارد هویتی می‌تواند حساسیت آن را افزایش دهد. به همین جهت باید ثبت و نگهداری آنها به شیوه‌ای صحیح انجام شود. متأسفانه عدم دقت به این موضوع، نه تنها ریسک افشای اطلاعات را افزایش می‌دهد؛ بلکه می‌تواند فرایند یافتن و دسترسی به آن‌ها در مراحل بعدی را دشوارتر کند. این عامل همان چیزی است که باعث شده تا دو روش آماده سازی دستی و مکانیزه برای نگهداری از پرونده‌های پرسنلی ایجاد شود. ما در ادامه هر دو را شرح داده‌ایم.

 تهیه پرونده پرسنلی دستی

در این روش عموماً اطلاعات نیروی انسانی در کاغذها و فرم‌های مختلف درج شده و به‌صورت پوشه‌ای جداسازی می‌شوند. هر کدام از آن‌ها هم باید شماره پیگیری و کد مختص به خود را داشته باشند تا فرایند بایگانی کردن آن‌ها ساده‌تر شود. عموماً این روش نیازمند هزینه و زمان زیاد است. مازاد بر این، سرعت یافتن پرونده‌ها اندک است. با این حال به دلیل استهلاک کمتر و امنیت بالا، گزینه مناسبی برای سازمان‌های کوچک است.

تهیه پرونده پرسنلی مکانیزه

در این روش بر خلاف نمونه قبلی، از کاغذ و پوشه استفاده نمی‌شود. به‌جای آن تمام اطلاعات در نرم افزارهای ویژه ذخیره سازی می‌شود. نحوه استفاده و کارکردن با این نرم‌افزارها همان چیزی است که باعث می‌شود تا این روش نسبت به مورد قبلی پیچیده‌تر باشد. در واقع شما باید در ابتدای کار، فیلدها و موقعیت‌های مختلف را برای کارکنان تعریف کرده و سپس اطلاعات مربوط به آن‌ها را ثبت کرده و هر کدام را بر اساس این فیلدها دسته‌بندی کنید.

اگر چه این کار نسبت به نمونه قبلی پیچیده‌تر است، اما سرعت عمل آن بیشتر بوده و نگهداری از داده‌های آن راحت‌تر است. به همین جهت اغلب شرکت‌ها برای این نیاز خود، به دنبال دریافت خدمات اداری پرسنلی ویژه هستند تا در آینده مشکلاتی همچون مفقودی اطلاعات کارمندان، ناقص شدن آن‌ها و… برایشان رخ ندهد. البته باید این مورد را بدانید که نرم افزارها و برنامه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانند در فرایند ثبت این اطلاعات و مکانیزه کردن آن ‌ها استفاده شوند. هر کدام از آن‌ها، ویژگی‌ها و البته کارکرد مشخص خود را دارند. لذا انتخاب نوع نرم افزار مناسب برای فرایند مکانیزه کردن هم اهمیت بسیار زیادی در این رویه دارد. افزون بر این موارد، هر کدام ویژگی‌های خاص خود را دارند که باعث می‌شود تا برای گروهی از شرکت‌ها کارآمد باشند.

ثبت‌نام بیمه‌ای افراد – نام‌نویسی غیرحضوری در سامانه  eservices – تهیه و ارسال لیست بیمه تأمین اجتماعی

ثبت‌نام بیمه کارکنان جدید یکی از اقدامات پیش رو برای شرکت‌های در حال توسعه است که متأسفانه گاها عدم آگاهی از جزئیات آن، منجر به دعاوی حقوقی می‌گردد. در حقیقت هر شرکت باید لیست و اطلاعات پرسنل خود را در موعد مقرر  و در فرمت تعیین شده، به سازمان بیمه تأمین اجتماعی ارائه دهد.

این اقدام به‌صورت اینترنتی از طریق سامانه مختص به آن انجام می‌گیرد. به همین جهت باید مسئول این بخش، اطلاعات کافی و دقیق را در رابطه با جزئیات لازم بداند. مازاد بر این، شرکت هم بایستی اطلاعات الزامی در این زمینه را از کارکنان خود درخواست کرده باشد.

متأسفانه در بسیاری از موارد، کارفرما شناختی از جزئیات این اقدام ندارد. به همین جهت است که از قلم انداختن یکی از اطلاعات، باعث شکایت از جانب پرسنل می‌شود. عموماً این شکایت‌ها در نهایت هزینه‌های مادی و حقوقی زیادی را برای شرکت به دنبال دارد.

این حساسیت باعث شده تا بسیاری از شرکت‌ها، برای تهیه و ارسال لیست بیمه تأمین اجتماعی کارکنان خود، از یک شرکت معتبر و با تجربه کمک بگیرند. این اقدام به آنها اطمینان خاطر می‌دهد که از شر مشکلات حقوقی در امان خواهند بود. کارشناسان ما در گروه آواک می‌توانند خدمات اداری و پرسنلی مرتبط با این موضوع را به شما عزیزان ارائه دهند.

ثبت، تهیه و تنظیم کارکرد کارکنان و ثبت مرخصی‌ها و غیبت‌های روزانه  و ساعتی کارکنان – مأموریت، اضافه کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری، جمعه کاری و سایر موارد قانونی

اگرچه قرارداد کاری منعقد شده با یک پرسنل می‌تواند ثابت باشد، اما بدون شک در طول فرایند کاری، مواردی همچون اضافه کاری، مرخصی، غیبت، جمعه کاری  و… ایجاد می‌شود. شکی نیست که هر کدام از این موارد می‌تواند در میزان حقوق و دستمزد ارائه شده به شخص مورد نظر، تأثیر داشته باشد.

با این حال بسیاری از شرکت‌ها در ثبت و بررسی کارکرد کارکنان خود ناتوان هستند. در واقع بخش زیادی از شرکت‌های تازه تأسیس، عملاً بر مبنای قرارداد اولیه کار می‌کنند. همین عامل هم باعث می‌شود تا در این بین نوسان‌هایی به وجود آید که یا به ضرر کارفرما یا نیروی انسانی خواهد بود. این فاکتور هم تنظیم حقوق و دستمزد را دچار مشکل می‌کند.

چنین مسئله‌ای باعث شده تا فرایند ثبت و تنظیم کارکرد کارکنان، به الزامی حیاتی بدل شود. به نحوی که اگر عملکرد آنها کمتر از میزان تعیین شده باشد، باید از حقوق و مزایا کسر شود. در مقابل اگر هم بیشتر از این مقدار باشد، باید مازاد آن پرداخت شود. در غیر این صورت ممکن است دعاوی حقوقی ایجاد شود.

نکته قابل توجهی که در این میان وجود دارد، ضوابط مشخصی است که برای این امر  به وجود آمده‌اند. در واقع اداره کار، برای تمام این فرایندها استاندارد و دستمزدهای مشخصی تعیین کرده است. لذا باید هر گونه ثبت و ارائه پاداش، در این چارچوب انجام شود. در غیر این صورت ریسک مشکلات حقوقی افزایش پیدا می‌کند.

مشکل شاخصی که در این میان وجود دارد، عدم آگاهی نیروی کارگزینی به تمام این قوانین و ضوابط است. مازاد بر این، قوانین مذکور هر ساله آپدیت شده و بخش‌های تازه‌ای به آنها اضافه می‌شود. همین عامل باعث شده تا اشراف کامل و عمل به تمام آنها، اندکی دشوار باشد.

اقدامات لازم برای تهیه و تنظیم کارکرد کارکنان

عموماً کوچک‌ترین اشتباه در روند محاسبه فعالیت واقعی کارکنان، موجب می‌شود تا حقوق و دستمزدهای پرداخت شده، ناهماهنگ شود. این موضوع گاهی به اختلاف هزینه‌های بسیار زیادی می‌انجامد. به همین جهت باید برای تهیه و تنظیم عملکرد کارکنان، اقدامات مشخصی را انجام داد. مورد اول تنظیم مکانیزم دقیق برای ثبت این اطلاعات است.

برای مثال راه‌اندازی دستگاه‌های ساعت زنی ورود و خروج، یکی از این روش‌ها است. همچنین تعریف استانداردهای دقیق برای دریافت مرخصی و… می‌تواند بسیار مؤثر باشد. اما در حالت کلی باید میزان غیبت، مرخصی، اضافه کاری، جمعه کاری و… هر کدام از پرسنل را به‌دقت ثبت و سپس در انتهای هر ماه، در حقوق و دستمزد آن تأثیر دارد. این موارد باید کاملاً به‌صورت مستند ثبت شده و هر کدام تاریخ و جزئیات دقیق داشته باشد.

از طرفی رعایت ضوابط دولتی هم می‌تواند تأثیر چشمگیری در این موضوع داشته باشد. وجود ریزه کاری‌های مختلف در این پروسه، باعث شده تا بسیاری از شرکت‌ها برای این امر، از گروه‌های مشاور کمک بگیرند. شرکت آواک یکی از این گروه‌ها است که می‌تواند خدمات اداری پرسنلی ویژه‌ای را در این زمینه به شما ارائه دهد.

نصب و راه‌اندازی و پشتیبانی انواع دستگاه‌های ساعت زنی ورود خروج کارکنان

همان گونه که تاکنون دریافته‌اید، ثبت میزان عملکرد کارکنان می‌تواند یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای تعیین حقوق و دستمزد در پایان هر ماه باشد. با این حال چنین موضوعی در شرکت‌های بزرگ می‌تواند به یک معضل تبدیل شود. برای مثال کارخانه‌ای که چند صد نیرو دارد، نیازمند روشی مکانیزه برای ثبت ساعات حضور و غیاب کارکنانش است تا بتواند در پایان هر ماه، مطابق با عملکرد آن نیرو، پاداش و دستمزدش را تعیین کند.

در گذشته این اقدام  به‌وسیله دفترهای ثبت ساعت و ورود خروج دستی انجام می‌شد. اما اکنون دستگاه‌ها و نرم افزاری‌ها ویژه‌ای ایجاد شده که می‌تواند این فرایند را بسیار ساده‌تر کند. برخی از این دستگاه‌ها با کشیدن کارت عمل کرده و برخی دیگر با اثر انگشت فعالیت می‌کنند. همین عامل هم باعث می‌شود تا فرایند ثبت عملکرد کارکنان، با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام شود.

با این حال، باید این مورد را هم خاطر نشان کرد که راه‌اندازی و استقرار این سیستم‌ها، پیچیدگی خاص خود را دارد. برای مثال باید برای هر گروه از پرسنل، اطلاعات خاص را تعریف و آن‌ها را دسته‌بندی کرد. برخی از این سیستم‌ها نیز می‌توانند بر اساس ساعت کار، اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا را هم محاسبه کنند. همین عامل باعث می‌شود تا راه‌اندازی آنها نیازمند مهارت زیادی باشد.

افزون بر این موارد، وجود دستگاه‌های ناکارآمد و فیک در بازار، باعث می‌شود تا ریسک هدر رفت سرمایه هم افزایش پیدا کند. به همین جهت، خرید و نصب این سیستم‌ها نیازمند تجربه و مهارت زیادی است. با این حال وجود یک مشاور دلسوز و با تجربه می‌تواند این فرایند را برای شما ساده‌تر کند.

تهیه لیست‌های حقوق و مزایای کارکنان، تهیه لیست‌های بیمه‌ای و پرداخت حقوق و مزایای ماهیانه کارکنان و تهیه و توزیع فیش حقوقی به نیابت از کارفرما

تهیه لیست‌های مربوط به بیمه یا حقوق و مزایای کارکنان، جزو فرایندهایی است که تمام شرکت‌ها با آن مواجه هستند. در واقع این شرکت‌ها باید هر ماه، مجموعه‌ای از لیست‌های مختلف را آماده کرده و به ارگان‌ها و کارکنان خود ارائه دهند. این موضوع نیاز به چند نیرو و واحد اداری جداگانه را طلب می‌کند که برای شرکت‌های تازه تأسیس، مقدور نیست.

از طرفی دیگر، بسیاری از شرکت‌های خارجی که در ایران نمایندگی دارند، تمایلی به استخدام نیروی کار جدید و درگیر شدن با بخش‌ها و قوانین تازه را ندارند. در این حالت، چنین شرکت‌های تصمیم می‌گیرند تا امورات مربوط به آماده سازی لیست بیمه یا حقوق و مزایای کارکنان را به یک شرکت تخصصی دیگر واگذار کنند. این شرکت به نمایندگی از کارفرما، تمام لیست‌ها را آماده کرده و به ارگان‌های مختلف یا پرسنل ارائه می‌دهد.

در نهایت هم فیش هزینه‌های خود را کسر خواهد  کرد. این موضوع باعث می‌شود تا این شرکت‌ها، ضمن برخورداری از خدمات اداری پرسنلی با کیفیت، امورات خود را با هزینه‌های بسیار پایین‌تری انجام دهند. شرکت آواک یکی از این گروه‌های تخصصی است که می‌تواند چنین خدماتی را به شما ارائه داده و در هزینه‌هایتان صرفه جویی کند.